Ведомственный архив организации в Беларуси: сроки хранения и требования

Обновлено 19 сентября 2026 года. Материал подготовлен специалистами Novacom Systems на основе действующего законодательства Республики Беларусь об архивном деле и делопроизводстве.

Что такое ведомственный архив

Ведомственный архив — это архив организации: подразделение или система, где документы лежат после того, как закончено делопроизводство по ним, и до того, как их либо уничтожат по истечении срока, либо передадут на постоянное хранение в государственный архив.

Слово «ведомственный» сбивает с толку — кажется, что речь только про министерства. Это не так. Архив обязана вести каждая организация, у которой образуются документы со сроками хранения: и государственный орган, и завод, и частная компания. Разница в том, что часть организаций является источниками комплектования государственных архивов — их документы в конечном счёте уходят государству, — а остальные хранят и уничтожают свои документы сами.

В ведомственном архиве решаются пять задач, и все пять одинаково обязательны:

• Учёт. Документы сведены в дела, дела описаны, по описи можно найти любое из них.
• Сохранность. Документ физически цел и читается спустя годы — это касается и бумаги, и файлов.
• Целостность. Можно доказать, что документ не изменился с момента передачи в архив.
• Доступ. Выдать документ тому, кто имеет право, и не выдать тому, кто не имеет.
• Уничтожение. Вовремя отобрать то, чей срок вышел, и уничтожить по установленной процедуре, а не «удалить папку».

Важно не путать ведомственный архив с электронным: первое — про правовой статус архива, второе — про форму хранения. Ведомственный архив вполне может быть бумажным, а электронный архив документов — не иметь никакого отношения к архивному законодательству. Разница решает, какая система нужна организации.

Пока документы бумажные, всё это делается руками и в целом понятно. Как только документы становятся электронными, три задачи из пяти — сохранность, целостность и уничтожение — перестают решаться организационными мерами и требуют системы.

Ведомственный и государственный архив: в чём разница

Это два разных этапа жизни документа, а не два варианта на выбор.

Организация — источник комплектования передаёт в государственный архив только документы постоянного срока хранения, и только после того, как они пролежали установленное время у неё. Всё остальное — документы временных сроков — до государственного архива не доходит вообще: организация хранит их сама и сама уничтожает.

Кто обязан завести электронный архив и к какому сроку

Ключевой документ здесь — Указ Президента Республики Беларусь от 31 мая 2022 г. № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий». Он перевёл архивное хранение электронных документов из разряда «хорошо бы» в разряд обязанности со сроком.

Указ установил следующие сроки:

Отдельная оговорка: системы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, к государственной АИС не подключаются. Для них остаётся только собственный архив.

Негосударственным организациям Указ № 188 прямых сроков не устанавливает. Но обязанность вести архив и соблюдать сроки хранения у них никуда не девается — она следует из Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», а правила работы с электронными документами в архиве одни и те же для всех.

Как выглядит передача дел в государственную АИС на практике — разбор по шагам:

Две дороги: государственная АИС или свой архив

Указ № 188 оставляет выбор из двух вариантов, и они решают разные задачи.

Это не взаимоисключающие пути. Организация может вести собственный архив и при этом передавать в государственную АИС ту часть документов, которая туда положена. На практике так и бывает у крупных организаций: свой архив закрывает весь объём, коннектор — обязательную передачу.

Нормативная база

Перечень актов, по которым живёт ведомственный архив в Беларуси. Проверьте по нему свою ситуацию — ниже разобраны те, что чаще всего упускают.

Сроки хранения и что изменилось в 2023 году

Сроки хранения задаёт перечень типовых документов, утверждённый постановлением Министерства юстиции от 24 мая 2012 г. № 140. В 2023 году он заметно изменился: постановление Министерства юстиции от 11 января 2023 г. № 1, действующее с 22 января 2023 года, перевело часть документов с постоянного хранения на временное. Из 306 видов документов постоянного хранения сроки сокращены у 67.

Тем же постановлением в перечень добавлены документы, связанные с персональными данными:

• согласия на обработку персональных данных — 1 год после окончания срока действия согласия;
• заявления субъектов персональных данных — 1 год;
• уведомления о нарушениях систем защиты персональных данных — 3 года.

Обратная ситуация опаснее: документ уничтожен раньше срока. Уничтожение документов до истечения срока хранения — нарушение, и в случае с электронными документами доказать, что удаление было случайным, практически невозможно. Именно поэтому в архивной системе удаление не бывает ручным: оно проходит через отбор, экспертизу ценности и решение экспертной комиссии.

Правила для документов в электронном виде

Для электронных дел действуют отдельные Правила — постановление Министерства юстиции от 6 февраля 2019 г. № 20. Постановлением от 30 августа 2022 г. № 116 в них внесены изменения, действующие с 27 октября 2022 года. Изменилось следующее:

• информационная система архива определена как защищённая система хранения данных с облачным сервисом;
• расширен перечень того, что хранится: помимо электронных документов и дел, в архив принимаются архивные копии баз данных и веб-сайтов;
• уточнён порядок передачи электронных дел — по описям и графикам, а не по мере готовности;
• детализированы метаданные на уровне документа: название, класс, заголовок, дата, доступность;
• добавлена проверка форматов файлов при приёме электронных дел в архив.

Последний пункт на практике оказывается самым болезненным. Формат, в котором документ создавался, и формат, в котором его можно хранить десятилетиями, — не одно и то же. Файл, открывающийся сегодня в офисном пакете, через двадцать лет может не открыться ничем. Поэтому при приёме в архив документ приводится к архивному формату хранения, а проверка формата — обязательная процедура, а не рекомендация.

Почему электронная подпись «протухает» и что с этим делать

Это то, о чём почти не пишут, и то, обо что разбивается идея «сложим подписанные файлы в сетевую папку и назовём это архивом».

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись — Закон № 113-З. Но сертификат открытого ключа выдаётся на ограниченный срок. Когда он истекает, проверить подпись обычным способом уже нельзя: средство проверки честно ответит, что сертификат недействителен. Документ при этом не стал поддельным — просто доказательство его подлинности перестало работать.

А сроки хранения — 10, 25, 75 лет. Никакой сертификат столько не живёт.

Решается это усовершенствованным форматом подписи с доказательствами: к подписи прикладываются метка доверенного времени и данные о статусе сертификата на момент подписания. Пока действует метка времени, подпись проверяема. Когда срок действия метки подходит к концу, поверх ставится новая — перештамповка. Так цепочка доказательств продлевается сколько нужно.

Подробнее о самой подписи и её видах — на странице электронная цифровая подпись.

Откуда архив берёт документы

Распространённое заблуждение — что ведомственный архив это «модуль СЭД». Система документооборота даёт только часть потока. В организации, где автоматизировано хоть что-то, документы со сроками хранения образуются минимум в четырёх местах:

Если архив умеет принимать только из СЭД, организация получает не архив, а ещё одно хранилище: кадровые и бухгалтерские документы остаются там, где были, сроки по ним никто не контролирует, а при проверке выясняется, что архивное хранение обеспечено только для части фонда.

Отдельная задача — бумага. Пока бумажный и электронный архивы ведутся по отдельности, опись есть в двух местах и не совпадает ни в одном. Поэтому оцифровка бумажных дел и их описание делаются в той же системе, что и приём электронных.

Экспертиза ценности и уничтожение

Уничтожение документов — самая формализованная часть архивной работы и единственная, где ошибка необратима.

Порядок в общем виде такой:

1. Контроль сроков. Система отслеживает, у каких дел срок хранения истёк, и отбирает их.
2. Экспертиза ценности. Отобранное оценивается: действительно ли документ утратил значение или его следует оставить, несмотря на истёкший срок.
3. Решение экспертной комиссии. Комиссия организации рассматривает отобранное и принимает решение, оформляемое актом.
4. Уничтожение. Только после этого документы уничтожаются, и факт уничтожения фиксируется.

Для бумаги это привычная процедура. Для электронных документов её часто пытаются заменить удалением файлов — и это ошибка, которая обнаруживается при первой же проверке. Удалённый без акта электронный документ ничем не отличается от утраченного.

Что умеет наш ведомственный архив

Система разворачивается на инфраструктуре организации: документы не уходят во внешнее облако. Централизованно хранит документы из разных информационных систем со сроками до 75 лет и обеспечивает юридическую значимость на всём сроке хранения.

Приём документов

• планирование приёма и графики передачи дел;
• импорт электронных документов из СЭД, кадровых и учётных систем;
• оцифровка бумажных документов и их описание в общем фонде;
• проверка целостности и юридической значимости при приёме;
• проверка форматов файлов и приведение к архивному формату хранения.

Размещение и учёт

• определение документов в дела, формирование описей;
• учёт документов и дел, ведение номенклатуры;
• назначение прав доступа — по делу, по документу, по роли.

Доступ к документам

• поиск по реквизитам и содержанию;
• запрос прав доступа с маршрутом согласования;
• выдача справок, копий и выписок;
• выдача дел в читальный зал с фиксацией факта выдачи.

Регулярные процедуры

• проверка целостности хранимых документов по расписанию;
• перештамповка подписей в формате CAdES-A.

Уничтожение

• контроль сроков хранения и отбор дел к уничтожению;
• экспертиза ценности;
• оформление решения экспертной комиссии и уничтожение по его итогам.

Архив строится на платформе DIRECTUM Bel и работает вместе с системой электронного документооборота, если она уже внедрена, — либо отдельно, если документы приходят из других систем.

Как проходит внедрение

Порядок работ, который мы считаем правильным, и почему именно такой.

1. Обследование фонда. Что и где лежит сейчас, какие системы порождают документы со сроками хранения, в каком состоянии номенклатура дел. Без этого шага архив проектируется под воображаемую организацию.
2. Сверка номенклатуры с действующим перечнем. С учётом изменений 2023 года. Обычно на этом шаге выясняется, что часть дел можно списать, а часть, наоборот, хранится не по тому сроку.
3. Проектирование архива. Структура фонда, права доступа, маршруты передачи из каждой системы-источника, регламент регулярных процедур.
4. Развёртывание и интеграции. Система разворачивается в контуре организации, настраиваются каналы приёма из систем-источников.
5. Перенос накопленного. Электронные документы импортируются, бумажные — оцифровываются по согласованному приоритету, а не все сразу.
6. Обучение и передача в работу. Архивист должен уметь не только искать, но и проводить отбор к уничтожению и экспертизу.

Сроки и состав работ зависят от объёма фонда и числа систем-источников. Стоимость рассчитывается индивидуально — на неё влияют объём накопленных документов, необходимость оцифровки, количество интеграций и число пользователей.

Ошибки, которые дорого обходятся

Собрано по тому, с чем чаще всего приходится разбираться на обследовании.

• «Архив» = сетевая папка с подписанными файлами. Нет описей, нет контроля сроков, подписи через несколько лет не проверяются. Формально архивное хранение не обеспечено, хотя файлы на месте.
• Номенклатура дел не пересматривалась с 2022 года. Сроки по части документов изменились постановлением № 1 от 11 января 2023 года, а организация продолжает хранить по старым.
• Архив принимает только из СЭД. Кадровые документы с самыми длинными сроками и бухгалтерская первичка остаются вне архива.
• Бумажный и электронный архивы ведутся раздельно. Две описи, которые не сходятся, и невозможность ответить, где лежит дело, одним запросом.
• Удаление вместо уничтожения. Электронные документы удаляются без отбора, экспертизы ценности и акта.
• Нет регулярной проверки целостности. Повреждение файла обнаруживается в момент, когда документ понадобился, — то есть тогда, когда исправить уже нечего.
• Подпись без метки времени. Документы приняты в архив с обычной подписью, и срок действия сертификата истекает раньше срока хранения документа.
• Ставка на то, что «срок нас не касается». Двухлетний срок из Указа № 188 не разовый: он наступает заново для каждого закрытого делопроизводством годового комплекта.

Вопросы и ответы

Материал носит информационный характер и не заменяет консультацию по конкретной ситуации. Нормативные акты приведены по состоянию на 19 сентября 2026 года; законодательство меняется, актуальную редакцию следует проверять по официальным источникам.