Стремительное увеличение количества электронных документов и развитие законодательства в Республике Беларусь ставят перед архивами организаций задачи накопления, организации, учета, обеспечения сохранности и целостности электронных документов.
Для поддержки организаций в части соответствия их информационных систем требованиям законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, а также с учетом утвержденного для государственных органов и организаций Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов (утвержденному Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г.Турчиным от 17.10.2018 № 37/226-274/334) на базе РУП «Национальный центр электронных услуг» развернута автоматизированная информационная система «Ведомственный архив». Данное решение представляет собой специализированный программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.
Для обеспечения возможности организаций, использующих в своей работе автоматизированную систему электронного документооборота DIRECTUM Bel (далее — АСЭД), передавать в АИС «Ведомственный архив» электронные архивные документы специалистами ООО «Новаком Системс» был разработан коннектор к АИС «Ведомственный архив». Данное решение позволяет подготовить и передать документы на архивное хранение напрямую из АСЭД в АИС «Ведомственный архив», обеспечив соблюдение организациями требований нормативных актов в сфере архивного дела и указанного выше поручения Правительства.
Решаемые задачи
Коннектор решает задачи автоматизации подготовки, проверки, оформления и передачи дел в архив на стороне АСЭД, так и передача электронных дел в АИС «Ведомственный архив» в соответствии с предъявляемыми требованиями.
Для списания дела в архив в АСЭД реализовано следующее:
- программная и пользовательская проверка комплектности и полноты дел;
- автоматизированное формирование дополнительных документов к РКК (листы согласования, листы ознакомления и т.д.);
- формирование внутренней описи дел (внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного документа, подписанного ЭЦП);
- формирование описей дел структурных подразделений (на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет);
- передача в архив описей дел структурных подразделений и связанных с ними дел (документов);
- обработка данных в АСЭД после передачи в архив (закрытие дел, блокировка и/или удаление связанных с делами объектов (РКК, документов, поручений)).
После передачи дел в АИС «Ведомственный архив» в АСЭД происходит блокировка переданных дел и связанных с ними документов от изменений.
DIRECTUM Bel:
- Подготовка и отправка дел в архив;
- получение уведомления о принятии в архив либо о необходимости доработки приемо-сдаточной описи, с указанием причины отклонения;
- автоматическая блокировка документов в АСЭД, после получения уведомления об успешной передаче в АИС «Ведомственный архив».
АИС «Ведомственный архив»:
- Прием и проверка электронных архивных документов;
- Отправка уведомления о принятии либо о необходимости доработки приема-сдаточной описи (при условии ее несоответствия предъявляемым требованиям).
Бизнес-эффект
ускорение подготовки электронных документов для сдачи в электронных архив согласно требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству
автоматизация подготовки и передачи в архив электронных документов
минимизация рисков появления ошибки на всех этапах передачи электронного дела в архив
Закажите презентацию
Если у вас возникли вопросы или предложения по применению решений DIRECTUM Bel, заполните форму ниже. Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, определим потребности, а затем специалисты подготовят для вас персональную демонстрацию.