Классификатор СМДО: разбор, классификация и маршрутизация входящих документов
Коротко. Решение забирает входящие документы из СМДО, разбирает их содержание, определяет вид документа и тему, находит ответственное подразделение и передаёт документ в работу с уже заполненной регистрационной карточкой. Языковая модель работает на серверах организации, документы не покидают контур.
Какую задачу закрывает
Организация, подключённая к системе межведомственного документооборота, получает поток входящей корреспонденции от государственных органов и других абонентов. Каждый документ нужно принять, прочитать, определить его вид, зарегистрировать, назначить ответственного и поставить на контроль. Пока это делает человек, скорость обработки упирается в количество сотрудников канцелярии, а качество — в их внимательность в конце рабочего дня.
Классификатор СМДО берёт на себя рутинную часть: разбор, распознавание сути документа и первичную маршрутизацию. Сотрудник получает не пустую карточку и вложение, а заполненный черновик с предложенным исполнителем и сроком.
Как устроено решение
| Этап | Что происходит | Результат |
|---|---|---|
| Приём | Решение забирает входящее сообщение и вложения из транспортного модуля СМДО | Документ и метаданные внутри контура организации |
| Разбор | Извлекается текст и структура: реквизиты отправителя, исходящий номер, дата, подписант, суть обращения, сроки | Структурированный набор полей вместо файла |
| Классификация | Языковая модель определяет вид документа и тематику: запрос сведений, поручение, уведомление, документ на согласование, документ к сведению | Вид и тема документа |
| Маршрутизация | По виду, теме и правилам организации подбирается подразделение и ответственный, предлагается срок исполнения | Черновик карточки с исполнителем |
| Передача | Карточка уходит в систему электронного документооборота на подтверждение делопроизводителю | Решение принимает человек, а не машина |
Последний пункт принципиален: решение не регистрирует документ вместо сотрудника и не отправляет его исполнителю самостоятельно. Оно готовит вариант, а подтверждает человек. Это снимает вопрос ответственности за ошибку классификации.
Где обрабатываются документы
Языковая модель разворачивается внутри периметра организации, на её собственных серверах. Входящая корреспонденция от государственных органов не передаётся во внешние сервисы и не покидает контур.
Это принципиально по трём причинам:
- входящие документы содержат персональные данные, обработка которых регулируется Законом Республики Беларусь № 99-З «О защите персональных данных»;
- для организаций, отнесённых к критической информационной инфраструктуре, действуют требования Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь;
- переписка с государственными органами часто содержит служебную информацию ограниченного распространения, для которой передача во внешнее облако неприемлема в принципе.
Что нужно со стороны СМДО
Оператор системы межведомственного документооборота — Национальный центр электронных услуг. Подключение выполняется по правилам оператора, и решение работает поверх уже действующего подключения:
- система организации должна иметь заключение о соответствии Формату обмена данными между абонентами СМДО;
- обмен идёт по защищённому соединению;
- средства электронной цифровой подписи получаются в республиканском удостоверяющем центре ГосСУОК сотрудниками, уполномоченными подписывать исходящую корреспонденцию.
Если подключения к СМДО ещё нет, порядок и этапы описаны в отдельном материале: что такое СМДО и кому она обязательна.
Конфигурации
| Параметр | Light | Enterprise |
|---|---|---|
| Разбор входящих и извлечение реквизитов | да | да |
| Классификация по виду документа | базовый набор видов | справочник видов организации |
| Маршрутизация | по подразделениям | по подразделениям, ролям и правилам замещения |
| Обучение на документах организации | нет | да |
| Интеграция с системой документооборота | DIRECTUM Bel | DIRECTUM Bel и смежные системы |
| Размещение модели | в контуре организации | в контуре организации |
Стоимость рассчитывается индивидуально: она зависит от объёма входящего потока, числа видов документов и глубины интеграции.
С чем сочетается
- DIRECTUM Bel — система электронного документооборота, в которую попадает подготовленная карточка;
- AI Document Capture — извлечение данных из вложений: сканов, фотографий, таблиц;
- Делопроизводство — регистрация, поручения и контроль исполнения;
- Все бизнес-решения.
Частые вопросы
Заменяет ли решение делопроизводителя
Нет. Оно готовит черновик карточки и предлагает исполнителя, а решение принимает и подтверждает сотрудник. Регистрация без участия человека не выполняется.
Уходят ли документы во внешние сервисы
Нет. Языковая модель разворачивается на серверах организации, обработка выполняется внутри контура. Внешние запросы для классификации не используются.
Что будет, если модель ошибётся в классификации
Ошибка видна на этапе подтверждения: сотрудник меняет вид документа или исполнителя вручную. В конфигурации Enterprise такие исправления используются для дообучения на документах организации.
Нужно ли менять действующее подключение к СМДО
Нет. Решение работает поверх действующего подключения и не меняет транспортный уровень обмена.
С какими системами документооборота работает
Базовая интеграция выполнена с DIRECTUM Bel. Подключение к другим системам возможно в конфигурации Enterprise и оценивается отдельно.
Подходит ли решение коммерческой организации
Да, если организация подключена к СМДО и получает через неё входящую корреспонденцию. Логика разбора и маршрутизации не зависит от формы собственности.
Запросить расчёт
Опишите объём входящего потока и систему документооборота, в которой работаете, — подготовим оценку и покажем работу решения на ваших документах. Заказать демонстрацию.