Закупки admin 07.10.2021

Закупки

Организация и проведение закупок товаров, комплектующих и т.п. является неотъемлемой частью деятельности любой организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности. Грамотно налаженный и прослеживаемый процесс закупок позволяет оптимизировать затраты как на сам процесс закупок, так и в определенных случаях снизить возможные финансовые и иные издержки, которые организация может нести в результате неконтролируемого и непрозрачного процесса закупок.

Для решения указанных проблем разработан специальный модуль «Закупки». Указанный модуль предназначен для автоматизации следующих процессов по управлению закупочной деятельностью:

Краткое описание работы модуля

cоздание закупки

формирование лотов

формирование документации

cогласование возможности

регистрация предложений

выбор победителя

Для инициации закупки пользователь заполняет карточку закупки, в которой отражает все необходимые начальные параметры:

card options

В карточке закупки также есть возможность отражать такие сведения, как:

Следующим шагом является внесение информации о планируемых лотах закупки:

lot card

Помимо прочего в карточку лота вносятся параметры критериев оценки и сравнения предложений (требования к участникам, требования к предложениям, весовые коэффициенты оценки и др.). 

Внесение структурированной информации о лотах позволяет структурировать процесс оценки поступающих в будущем предложений, в т.ч. в процессе снижения ценовых предложений. 

Вносимые структурированные данные по процедуре закупки позволяют автоматически сформировать такие документы, как заявка на согласование совершения сделки, конкурентный лист по закупке, обоснование закупки из одного источника. Все создаваемые автоматически документы связываются с карточкой закупки, что позволяет в дальнейшем быстро ознакомиться со всем пакетом документов по проведению закупки. Помимо указанных документов пользователь может создать любые иные произвольные документы по закупке, которые автоматически связываются с карточкой закупки.

После карточки закупки пользователь инициирует процесс её проведения. Для этого используется формализованный регламент согласования с установленным заранее перечнем согласующих и порядком согласования:

schedule of regulations

При необходимости порядок согласования может быть изменен в ходе внедрения модуля в конкретной организации с учетом существующих в данной организации регламентов инициации и согласования закупочных процедур.

Для автоматизации уведомления участников закупки реализована возможность быстрой выгрузки и отправки уведомлений посредством электронной почты. На основе внесенных критериев оценки и поступивших предложений от участников проводится их оценка, в том числе проставляются фактические баллы по соответствующему предложению.

После оценки предложений на основе формализованных критериев определяется предложение-победитель.

Card of the directory Proposals

Бизнес-эффект

В результате использования модуля достигаются такие бизнес-эффекты, как ускорение закупочной процедуры, централизованное формирование и хранение полного комплекта всей документации по проводимым (проведенным ранее) закупкам. 

В целом повышается скорость формирования, удобство согласования и поиска документов, а также иной информации по проводимым закупкам товаров и услуг.