Управление документами
Преимущества от использования
0%
потерянных и испорченных документов
на 84%
сокращается среднее время поиска документов
100%
гарантия конфиденциальности данных
Возможные проблемы при работе с документами
Что позволяет сделать наше решение
- Хранение бумажных оригиналов требует много пространства, поиск по ним — длительный и неудобный, а риск утраты или порчи — высок.
- Удалённый доступ к таким документам затруднён или невозможен.
- Конфиденциальные данные остаются под угрозой из-за неограниченного доступа к физическим копиям.
- упорядочить хранение электронных и бумажных документов;
- обеспечить юридическую значимость электронного документооборота за счет ЭП;
- настраивать права доступа и отслеживать историю работы с документом;
- быстро находить документы по заданным критериям или содержимому;
- отслеживать жизненный цикл документов.
Возможности решения
Легкое и удобное оформление и редактирование документов.
В DIRECTUM Bel можно загружать электронные документы, сканы бумажных носителей, текстовые файлы, изображения, аудио и видео. Доступ к ним настраивается через систему прав, что обеспечивает полную конфиденциальность данных.
Каждый документ в системе состоит из регистрационной карточки и вложенного контента — текста или других файлов. В карточке отображаются ключевые данные: название, автор, регистрационный номер, дата и прочее.
Добавить содержимое в систему можно нажатием одной кнопки в карточке документа. Или еще проще — перетащить файл с компьютера, письмо или вложение из Microsoft Outlook. В этом случае система сама подставит данные в карточку и сформирует содержимое документа.
Документ можно просматривать прямо в браузере — без необходимости открывать офисные программы. Это экономит время сотрудников. При необходимости можно задать, для каких форматов Microsoft Office должен работать предпросмотр.
Функция предпросмотра особенно полезна при загрузке отсканированных бумажных документов. В окне просмотра удобно проверить отсканированные страницы, изменить их порядок, повернуть, удалить лишние или добавить новые. Скан-копии сохраняются в формате PDF. Для быстрой идентификации документы маркируются штрихкодом прямо в системе DIRECTUM Bel.
Цифровое рабочее пространство
Для создания документов с нуля в системе доступны шаблоны приказов, заявлений, служебных записок и других типовых форм. При выборе шаблона данные из карточки автоматически подставляются в текст, что экономит время и обеспечивает единый стиль оформления. Также можно создать новый документ на основе уже существующего — карточка заполняется автоматически, сохраняются права доступа и текст, который при необходимости можно изменить.
Чтобы избежать дублирования, система позволяет создавать версии одного документа. Их может быть несколько — например, черновик в формате DOCX, согласованная версия и финальный подписанный PDF. Устаревшие версии можно скрыть. Также версии легко экспортируются, подписываются, отправляются по почте или распечатываются.
Если документ нужно отредактировать, не обязательно скачивать его — он открывается напрямую в офисном приложении. При этом система защищает данные: при сбое или отключении электричества изменения сохраняются в локальной копии. А если в компании используется модуль «Встроенный редактор», редактировать документы можно прямо в браузере без стороннего ПО.
Передача документов в работу без задержек
Документ можно отправить в работу прямо из его карточки. Если для документа предусмотрен установленный регламент, сотрудник направляет его на согласование по заданному маршруту. В остальных случаях возможна отправка по произвольному сценарию. Также любой документ можно быстро отправить по электронной почте — например, направить контрагенту проект договора. При этом система автоматически подставит тему письма, адресатов и вложение из карточки, остаётся только дописать текст и нажать «отправить».
Для юридически значимого электронного обмена с контрагентами используются сервисы ЭДО, такие как Система Межведомственного ДокументоОборота (СМДО). Все действия выполняются в интерфейсе DIRECTUM Bel.
Если требуется отправка бумажных документов, файлы можно распечатать прямо из системы. Также доступно автоматическое формирование конвертов — например, формата C4 (А4, 229×324 мм) с автозаполнением данных отправителя и получателя.
Документооборот с поддержкой искусственного интеллекта
Благодаря встроенному в DIRECTUM Bel модулю искусственного интеллекта — Intelligence — пользователи могут быстро выявлять различия между версиями документов. Все изменения наглядно отображаются в результате сравнения.
Также генеративный ИИ позволяет создавать документы с нуля, существенно сокращая время их подготовки. А чтобы коллеги быстро разобрались в содержании, перед отправкой документа в работу ИИ за считанные секунды сформирует к нему аннотацию.
Типы электронной подписи в DIRECTUM Bel: Усиленная и облачная ЭЦП
В системе Directum RX документы могут быть подписаны с использованием электронной подписи (ЭП).
Усиленная электронная подпись обеспечивает защиту документа от изменений благодаря наличию сертификата подписания и средствам криптографической защиты. Облачная версия усиленной ЭП аналогична усиленной ЭП, но она поддерживается только в частном облаке или при локальной установке системы. Использование облачной ЭП помогает сократить расходы, так как нет необходимости устанавливать дополнительные программы на компьютерах сотрудников. Простая ЭП применяется в случаях, когда документ не требует усиленной защиты. Для подтверждения факта подписания документ можно сохранить в формате PDF и добавить отметку о ЭП, соответствующую требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Для отчетности или проверок сотрудник может легко выгрузить документ с ЭП и сопутствующими файлами в электронном виде или в формате PDF для печати.
Защита персональной информации
Надёжность и безопасность хранения информации в DIRECTUM Bel обеспечиваются благодаря строгой системе разграничения прав доступа, использованию шифрования и ведению детализированного журнала действий с документами.
Настройки доступа можно задавать как для отдельных пользователей, так и для целых групп. К примеру, пользователь с правами на просмотр может только ознакомиться с содержимым документа, но не вносить изменения. Для редактирования необходимы права на изменение либо полный доступ. Если у сотрудника нет доступа к документу, он даже не увидит его в интерфейсе системы. Такой подход исключает несанкционированное вмешательство и гарантирует сохранность данных.
Для защиты конфиденциальных данных в DIRECTUM Bel предусмотрено шифрование документов. Эта возможность доступна для определённых типов документов, заранее указанных администратором в настройках системы — например, для договоров или проектной документации. Шифрование надёжно защищает информацию: даже при потере или краже оборудования посторонние не смогут получить доступ к содержимому.
Дополнительно можно установить строгий доступ к документам. В этом случае ни заместители, ни администраторы, ни аудиторы не смогут просматривать карточку и содержимое таких документов без специально выданных прав.
Все действия с документом — просмотр, редактирование, изменение прав доступа — фиксируются в журнале событий. Это позволяет отслеживать, кто и когда взаимодействовал с документом, и усиливает контроль над безопасностью.
А если сотрудник случайно внёс изменения или создал лишнюю версию, система подскажет, с кем связаться — благодаря удобным всплывающим уведомлениям.
Отслеживание действий с документами
Сотрудники могут в любой момент видеть текущий прогресс работы с документом. Все этапы отображаются прямо в его карточке. Например, при отправке документа на согласование система показывает, кто уже утвердил документ, а на каком этапе возникла задержка.
Карточка также отражает актуальный статус документа, который обновляется на каждом этапе его жизненного цикла — от создания и подписания до окончательного исполнения.
Для эффективного управления поручениями, настройки аналитики и контроля занятости сотрудников подойдет инструмент «Контроль исполнительской дисциплины».
Быстрый и интуитивно понятный поиск документов
В DIRECTUM Bel поиск нужного документа занимает минимум времени. Найти его можно по заданным параметрам — названию, автору, дате создания и другим реквизитам. Также доступен полнотекстовый поиск по содержимому.
Если документ использовался недавно, не нужно даже вводить параметры — достаточно открыть список последних просмотренных, созданных или отредактированных файлов, который всегда доступен на панели навигации.
Для удобной навигации документы можно помечать цветными метками. Эти метки видны только их автору, но по ним легко запускать фильтрацию или поиск. Это особенно полезно при работе с большим количеством материалов.
При полнотекстовом поиске система показывает степень соответствия найденных документов запросу, а результаты можно отсортировать по релевантности — чтобы быстрее найти нужное.
Документы в системе можно связывать между собой. Это упрощает доступ ко всем связанным материалам. Например, из карточки основного договора легко перейти к приложениям: допсоглашениям, актам, графикам и спецификациям. Связанные документы доступны как из карточек, так и из вложений к задачам, поручениям и уведомлениям — достаточно одного клика.
Дополнительные файлы к документу можно загружать пакетно с локального компьютера. Все загруженные приложения автоматически наследуют права доступа основного документа — никаких лишних действий от пользователя не требуется.
