Внедрение DIRECTUM Bel в ГПО "Белоруснефть"

Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь, созданное в 1966 году.
Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа.
Цели и задачи проекта
- внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
- масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры;
- обеспечение взаимодействия АСЭД и ERP-системы (SAP) с целью поддержания единой актуальной структуры и списочной численности предприятия, согласования договоров и иных процессов;
- внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП);
- интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь (СМДО);
Ситуация до реализации проекта
ПО «Белоруснефть» — предприятие с вертикально-интегрированной и разветвленной структурой, включает 33 обособленных и дочерних предприятия в РБ, 4 предприятия в Западной Сибири.
Основными предпосылками к внедрению являлись:
- неоправданные затраты времени на согласование документов между предприятиями и подразделениями;
- большие объемы бумажных документов;
- неисполнение поставленных задач и сложности контроля;
- долгий поиск нужной информации, писем, документов;
- потеря важных документов и иные.
Сложная структура предприятия предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом. Важной особенностью проекта стало одновременное с системой управления бизнес-процессами внедрение модулей SAP ERP и необходимость интеграции двух систем.
Решение
В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-система DIRECTUM Bel с последующей доработкой и адаптацией под бизнес-процессы предприятия. На первом этапе специалистами подрядчика был автоматизирован документооборот в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях, находящихся в Гомеле: БелНИПИнефть и ПУ «Связьинформсервис». После положительной оценки результатов внедрения в течение следующего года система была внедрена во всех обособленных подразделениях Головного предприятия, а затем в организациях ПО «Белоруснефть».
За период с 2012-2014 года внедрены и масштабированы в рамках предприятия следующие модули:
Канцелярия
Обращения граждан
Управление договорами
Совещания и заседания
Управление правовыми актами
Интеграция с СМДО
В последствии были осуществлены интеграция с системой SAP, доработаны маршруты согласования официальных документов, добавлена возможность подписания документов с помощью ЭЦП. Для выполнения законодательных требований произведена интеграция с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь.
Результат
Автоматизация работы с официальными документами на бумажных носителях: приказами по основной деятельности, входящей исходящей корреспонденцией. Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, в соответствии с требованиями законодательства должны храниться в бумажном виде.

В 4-6 раз меньше времени тратится на поиск нужного документа

На 30% меньше инцидентов по потере документов

В 3 раза быстрее происходит процесс согласования документа
Обеспечено ведение единых справочников НСИ в области сведений о работниках и организационной структуре компании.
Создана единая рабочая среда и повышена оперативность обмена информацией между различными службами предприятия и обособленными структурами — гораздо быстрее согласуются ежемесячные финансовые планы, осуществляется обмен информацией между кадровыми и иными службами.