Бизнес-процессы
Что даёт наше решение:
- Быстрая настройка процессов — всё настраивается без кода, просто и понятно.
Ускорение работы — бизнес-процессы выполняются в несколько раз быстрее.
Слаженная командная работа — задачи выполняются вовремя, без напоминаний.
Полная прозрачность — вы всегда видите, на каком этапе находится каждая задача.
Возможные проблемы при работе с документами
Что позволяет сделать наше решение
Ручное согласование документов отнимает слишком много времени.
Каждый раз процесс запускается с нуля: приходится искать ответственных, напоминать о сроках и контролировать выполнение вручную.
Нет прозрачности — нет контроля.
Сложно понять, на каком этапе находится задача. Это приводит к срывам сроков и снижению эффективности команды.
Отпуск — и задачи встают.
Если сотрудник уходит в отпуск, его процессы приостанавливаются. Задачи «зависают» на недели, тормозя весь бизнес-поток.
Цифровые процессы — без хаоса и лишней нагрузки
Согласование — проще и быстрее.
Используйте задачи и готовые маршруты, легко адаптируйте их под требования вашей компании.
Сотрудники работают без лишнего стресса.
Любую задачу можно запустить за пару кликов, а её выполнение — отследить в реальном времени.
Без кода. Без сложностей.
Создавайте документы, настраивайте маршруты, управляйте процессами в визуальном редакторе — без участия программистов.
Заменяемость без потерь.
Во время отпуска сотрудника его задачи автоматически переходят к назначенному коллеге — процессы не останавливаются.
Переход бизнес-процессов в цифровую среду
В Directum RX все рабочие процессы строятся вокруг задач: сотрудники согласуют документы, обсуждают вопросы, подают заявки и не только. Чтобы запустить процесс, достаточно создать задачу — доступно каждому пользователю. Задача оформляется с темой, сроками, ответственными, описанием и нужными вложениями — и сразу может быть запущена в работу.
В Directum RX можно настроить бизнес-процессы любой сложности — от простых до регламентированных. Для повторяющихся задач, таких как согласование договоров или приказов, создаются преднастроенные маршруты. Система автоматически определяет порядок согласования и отправляет документ нужным сотрудникам в нужной последовательности. Пользователю не нужно думать, кому и когда передавать документ — всё происходит по заданному сценарию, в соответствии с внутренними правилами компании.
Если же утверждённого регламента в организации нет, можно использовать гибкий формат — задачи со свободным согласованием. В этом случае пользователь сам указывает участников процесса, а при необходимости — возвращает документ на доработку и запускает его на повторную проверку.
Для ускорения выполнения однотипных задач, таких как нормоконтроль или регистрация, предусмотрены конкурентные задания. Они отправляются сразу нескольким сотрудникам, а выполнить задание может тот, кто возьмёт его первым. Остальным оно автоматически закрывается, что позволяет избежать задержек.
Кроме задач, сотрудники могут отправлять уведомления — например, для информирования коллег. В отличие от задач, они не требуют выполнения конкретных действий и используются для ознакомления.
Удобный и настраиваемый интерфейс
Directum RX легко осваивается благодаря интуитивному интерфейсу. Все нужные элементы — документы, задачи, папки — всегда под рукой, что экономит время и упрощает работу. Пользователь сам решает, как будет выглядеть его рабочее пространство: можно добавить или убрать столбцы в списках, скрыть ненужные элементы, настроить отображение по своим предпочтениям.
Для более детальной настройки интерфейса не нужны технические знания — система поддерживает no-code подход. Все изменения вносятся прямо в проводнике и сразу же вступают в силу. Например, сотрудник может скрыть модули или папки, которые ему не нужны, и оставить только то, что действительно важно для повседневной работы.
Всё для удобного выполнения задач
Руководители и менеджеры ежедневно работают с большим количеством заданий: согласование, подписание, рассмотрение документов и вынесение резолюций. Чтобы ускорить процесс и сделать работу комфортнее, в Directum RX предусмотрен специальный интерфейс для обработки входящих заданий.
На одном экране отображается всё необходимое: список текущих задач, содержимое документа и ключевая информация о нём. Такой формат помогает быстрее принимать решения, не переключаясь между окнами и не тратя время на лишние действия.
Получив задание, исполнитель может сразу запланировать время для его выполнения или организовать обсуждение с коллегами. В один клик встреча добавляется в календарь — будь то Microsoft Outlook, Evolution или стандартное приложение «Календарь» на macOS. Это экономит время и упрощает координацию действий.
Перед началом выполнения задания сотрудник может просмотреть вложенный документ прямо в карточке — благодаря встроенной панели предпросмотра. Если для выполнения задачи требуется помощь, легко создать подзадачу и подключить коллегу. А если необходимо больше времени — можно сразу отправить запрос на продление срока. Всё это — без лишних переходов и прямо в интерфейсе задания.
Документы, предназначенные для внешнего согласования с контрагентами, можно отправить прямо из карточки задания — по электронной почте или через сервисы юридически значимого электронного документооборота. Система автоматически подставляет адресатов на основе данных, уже имеющихся в системе, что экономит время и снижает риск ошибок.
Если у исполнителя возникают вопросы, он может быстро связаться с инициатором задания с помощью встроенных подсказок. При наведении курсора на имя или фотографию сотрудника отображается его подразделение, должность, руководитель и рабочий телефон — это упрощает коммуникацию и ускоряет процесс согласования.
По завершении работы сотрудник фиксирует результат в карточке задания. В этом помогает функция автотекстов: система запоминает часто используемые фразы и предлагает их для быстрого подстановки, подстраиваясь под стиль и привычки конкретного пользователя.
Контроль выполнения задач
Все задания аккуратно сохраняются в папках «Входящие» и «Исходящие», что помогает сотрудникам всегда видеть, какие работы им предстоит выполнить, а какие уже переданы коллегам. Записи в папках легко фильтруются и сортируются по индивидуальным настройкам. Например, руководитель отдела может упорядочить исходящие задачи по срокам и быстро проверить их статус.
Актуальное состояние работ отображается прямо в переписке по задаче: видны постановка, созданные подзадачи и результаты выполнения. Если участников много и переписка становится объёмной, обобщённую картину можно увидеть на вкладке «Состояние» — это обеспечивает полную прозрачность для инициатора и всех участников процесса.
В задачах, связанных с регламентированными процессами, контроль осуществляется через вкладку «Этапы процесса». Она помогает быстро понять, на каком этапе находятся задания, какие уже выполнены, какие в работе, а какие ещё не начаты. Здесь же указывается предполагаемый срок завершения — как отдельных заданий, так и всего процесса. Информация представлена в сжатом и наглядном виде — отображаются только ключевые этапы, такие как согласование, подписание, регистрация. При необходимости данные можно распечатать для отчёта.
Полную визуальную схему бизнес-процесса можно открыть из карточки задачи по кнопке «Показать схему». Это особенно полезно аналитикам — для проверки настроек и анализа выполнения, включая завершённые или остановленные задания.
Для оценки общей исполнительской дисциплины используются виджеты. Они позволяют в пару кликов получить данные по срокам исполнения и загрузке сотрудников — в виде графиков и таблиц, удобных для анализа.
Гибкая настройка бизнес-процессов без программирования
В Directum RX бизнес-процессы можно настраивать прямо в интерфейсе системы с помощью визуальных инструментов — без необходимости писать код. Для этого аналитик или продвинутый пользователь открывает специальный редактор и формирует схему процесса с помощью наглядных блоков и связей между ними.
Например, для настройки маршрутов согласования документов используются инструменты no-code: нужные элементы просто перетаскиваются на схему, после чего каждому из них задаются параметры — исполнитель, сроки выполнения, ответственные за контроль и доработку. При этом значения могут быть как фиксированными, так и динамическими. Так, если вместо конкретного сотрудника указать роль, система автоматически определит исполнителя в зависимости от контекста и этапа процесса.
Если стандартных настроек недостаточно, Directum RX позволяет решать задачи любой сложности с помощью low-code-подхода. Это особенно полезно для автоматизации нестандартных процессов — например, обработки сервисных заявок или обращений во внутренние подразделения.
Создавать всё с нуля не требуется — можно использовать готовые карточки системы, унаследовать их или изменить под нужды компании. Такой подход ускоряет разработку и обеспечивает гибкость при адаптации системы под специфические бизнес-процессы.
Управление отсутствием и замещением сотрудников
Проснувшись однажды утром после беспокойного сна, Грегор Замза обнаружил, что он у себя в постели превратился в страшное насекомое.
В любой организации случаются периоды, когда сотрудник временно недоступен — будь то отпуск, больничный или командировка. В Directum RX оформление отсутствия происходит быстро и просто: сотрудник, его замещающий или руководитель могут внести информацию в систему, уведомив об этом заинтересованных коллег.
Чтобы бизнес-процессы не останавливались, на период отсутствия настраивается замещение. Замещающий получает доступ к специальной папке «Замещение» с вложенными разделами — «Входящие» и «Исходящие» задачи отсутствующего сотрудника. Отображение этих папок можно гибко настроить, оставив только нужные потоки.
Если в какой-либо папке появляются новые или непрочитанные задания, соответствующий раздел автоматически разворачивается. Это позволяет замещающему быстро ориентироваться в задачах и своевременно реагировать на новые запросы.
Кроме выполнения задач, замещающий сотрудник может подписывать документы электронной подписью от имени временно отсутствующего коллеги — с отметкой «Согласовано» или «Не согласовано». При этом в информации о подписи будет отображаться, что она проставлена по замещению.
Чтобы задачи не остались без внимания, администратор может включить email-оповещения о новых, непрочитанных или просроченных заданиях, поступающих в папки замещения.
Если сотрудник временно отсутствует, но продолжает выполнять рабочие обязанности (например, работает удалённо во время командировки), он может не назначать замещающего. Такая гибкость позволяет учитывать различные рабочие сценарии.
Directum RX помогает наладить эффективное взаимодействие между сотрудниками в рамках бизнес-процессов, повышая прозрачность и продуктивность работы. Решение готово к быстрому внедрению и может быть адаптировано под задачи конкретной компании.