Электронный документооборот в Беларуси
Что такое электронный документооборот (СЭД)?
Традиционно электронный документооборот (СЭД) ограничивался бэк-офисом, сохраняя неструктурированный, хотя и централизованный, способ управления несметным числом файлов. Однако за последние несколько лет произошел сдвиг в сторону более интерактивной роли в бизнесе.
Использование традиционных бумажных носителей стремительно сокращается, поскольку оцифровка становится новой нормой. Машинное обучение, облачные технологии и мобильные возможности открывают новые возможности для бизнеса, а также появляются новые типы контента — видео, аудио, социальные сети, которые стирают границы традиционного СЭД. Возникший в результате сдвиг заставил многих отраслевых лидеров задуматься, не пора ли внедрить систему.
В сегодняшней бизнес-среде существует множество определений того, что такое электронный документооборот и какую роль он играет, но у нас, в Новаком Системс, система определяется как совместный процесс цифрового управления и применения информации компании для ускорения бизнес процессов. Цели — обеспечение легкого доступа к контенту и максимально полезной информации на любом этапе жизненного цикла документа. Правильная СЭД-система поможет вам автоматизировать процессы, повысить производительность и побудить команды вашего бизнеса лучше работать вместе.
Как работает электронный документооборот (СЭД)
Электронные документы есть везде. Мы создаем электронные письма, электронные таблицы, презентации и другие материалы быстрее и в большем объеме, чем когда-либо прежде. И легко понять, почему. Поскольку все больше и больше людей во всем мире работают вместе, обмен информацией — точной информацией — имеет решающее значение. Такое сотрудничество требует немедленного совместного доступа к документам, файлам и другим ресурсам.
Большая часть этого контента находится в электронной почте, на вашем жестком диске, на этом сайте или просто где-то еще. По мере роста этого неструктурированного контента крупные и малые компании выделяют все больше ресурсов для управления им.
Идея цифровизации довольно проста: предоставить каждому в организации легкий доступ ко всей информации, необходимой для принятия решений, выполнения проектов и работы с максимальной эффективностью. Как только это будет реализовано, вы удивитесь, почему никто никогда не думал об этом раньше.
Оцифровка устраняет необходимость в бумажных документах и связанных с ними устаревших системах хранения. Берем гору документов на бумаге размером с Эверест — все, от счетов-фактур, резюме и контрактов до корреспонденции и отчетов об исследованиях — оцифровываем их и сохраняем в безопасном хранилище. И это помогает держать ваши электронные файлы организованными, улучшая совместную работу и совместное использование. Больше никаких картонных папок. Больше никаких порезов от бумаги. Больше никакого тонального крема на важных документах. Еще и множество деревьев вздохнет с облегчением.
Но электронный документооборот — это не просто крутая, экологичная файловая система. Это процесс, охватывающий жизненный цикл информации, от сбора до ее публикации и архивирования. А затем, по истечении заданного периода хранения, удаление этих файлов. Потому что, эй, кому нужна куча бесполезных файлов, занимающих место?
Надежные системы СЭД, как правило, устраняют все эти надоедливые простои, затрачиваемые на поиск материала. Они организуют существующие цифровые файлы в центральном хранилище, сохраняя метаданные в папках. Это делает документы легко доступным для нужных людей в нужное время. Пользователи с правами доступа могут даже выполнять полнотекстовый поиск определенных файлов. Независимо от устройства, они могут прочитать, отредактировать или распечатать копию, когда им это нужно, где бы они ни находились. Они также могут использовать систему для поиска слов или фраз в сохраненных документах.
Каждая бизнес-функция теперь требует управления информацией
Вначале организации использовали электронный документооборот исключительно для сокращения бумаги и упрощения регистрации. Но ее роль стала больше – намного больше.
Надежное решение сокращает время и затраты, связанные с управлением файлами на протяжении всего их жизненного цикла, обеспечивая соответствие политикам хранения записей. Если вы отвечаете на вопросы клиентов, вам необходим доступ к любым ответам на расстоянии вытянутой руки. Он также автоматизирует ручные задачи, такие как копирование и доставка получателю вручную. Это может повысить безопасность, ограничив доступ к файлам и папкам. И это может позволить отдельным отделам контролировать доступ; например, предоставление информации о человеческих ресурсах только персоналу отдела кадров.
Электронный документооборот. Теперь доступен в нескольких вариантах
- Управление WEB файлами Электронный докуменооборот для сайтов передает контроль над внешним видом веб-сайта в руки конкретных ключевых людей. Он используется организациями с относительно сложными веб-сайтами и строгими правилами использования бренда, предоставляя ключевому персоналу возможность легко обновлять, изменять и публиковать контент для сайтов, соблюдая правила.
- Совместные электронные документы Электронный документооборот позволяет нескольким людям получать доступ и изменять один документ, например юридический документ. Он идеально подходит для организаций, которым необходимо управлять проектами с участием нескольких заинтересованных сторон и упрощает совместную работу, отслеживая и обновляя самую последнюю версию документа.
- Управление транзакционными файлами Данный вариант предназначен для организаций, которые постоянно используют различные типы носителей информации, включая аудиофайлы, бумажные документы и цифровые файлы. Решения захватывают контент из различных каналов, классифицируют его, сохраняют, создают автоматизированный рабочий процесс, чтобы гарантировать, что нужный пользователь получает документ в нужное время, и даже удаляют документы, когда они больше не нужны, и все это при бесперебойной работе с другими приложениями и базами данных, гарантируя, что весь этот контент доступен во всей компании.
Почему электронный документооборот так важен
Навести порядок в хаосе.
В современном мире, управляемом данными, это очень важно.
В различных отраслях и секторах услуг эффективные корпоративные решения улучшают повседневные процессы и минимизируют накладные расходы. Они играют жизненно важную роль в избавлении от никому не нужных документов, включая дубликаты файлов и устаревшую информацию. На еще более практическом уровне они помогают сократить объем хранилища и бумаги, которые требуются компаниям, а также количество отправляемой почты.
Электронный документооборот снижает риски плохой коммуникации
Какой бы ни была миссия вашей организации, цифровизация бизнес-процессов является ключом к устранению специальных процессов, которые могут подвергнуть вас рискам несоблюдения нормативных требований, привести к упущенным возможностям получения дохода и снизить производительность. Это важный инструмент для преодоления информационных узких мест, чтобы вы могли общаться более четко.
Электронный документооборот дарит ценное спокойствие
Самое главное, системы СЭД могут стать первой линией защиты от угроз, с которыми мы сталкиваемся в нашем все более взаимосвязанном мире. СЭД вынуждает организации управлять контентом и контролировать его — всем контентом, — чтобы ключевой персонал мог более эффективно реагировать на утечки данных и финансовое мошенничество и защищаться от них.
Заказать консультацию
Важнейшие роли cистемы электронного документооборота
Приступаем к делу: реализация
Прежде чем вы решите внедрить электронный документооборот, узнайте текущее состояние вашей организации, задав себе несколько вопросов.
- Рассмотрите свои краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели. Как ваша система поможет вам достичь этих целей?
- Как ваша организация в настоящее время обрабатывает различные типы документов?
- Если у вас уже есть решение, как оно работает? Отметьте уже существующие бизнес-процессы.
- Как информация перемещается по предприятию, между людьми, отделами и системами?
- Есть ли отделы или бизнес-подразделения, которые создали свои собственные решения для управления цифровой информацией?
- Есть ли отделы, которые, возможно, создали теневую ИТ-операцию и поэтому сопротивляются изменениям? (Это хорошее время, чтобы привлечь их на борт!)
- На самом деле, сейчас самое время взглянуть на всех людей, которые двигаются, прикасаются, читают, создают и иным образом нуждаются в доступе к документации. Все игроки имеют значение, будь то внутренние пользователи, клиенты, поставщики или партнеры.
Задокументировав все, вы можете получить ясность, необходимую для создания и управления системой, которая безопасна, соответствует правилам и руководствам компании и удовлетворяет потребности каждой части организации.
Проанализируйте свои потребности для внедрения электронного документооборота
Выполнив комплексную проверку, сделайте выводы о том, как документы поступают в компанию, создаются и где они хранится. У кого есть доступ? Как отдельные лица и отделы извлекают его? Кому что нужно и когда?
Из этого анализа у вас должна быть довольно четкая картина существующей среды, и вы должны быть в состоянии классифицировать свои данные. Это может иметь большое значение для определения того, кому нужен доступ к определенной информации, а также того, какой контент необходимо сохранить, а какой можно удалить или выбросить.
На этом этапе у вас должно быть хорошее представление о том, какой тип вам нужен. И вы можете приступить к выбору поставщика и программного обеспечения, которые помогут вам достичь ваших целей.
Классифицируя данные и понимая, кому они нужны, где и когда, вы обеспечите, чтобы ваша платформа удовлетворяла потребности всех заинтересованных сторон. Это, конечно же, способствует принятию пользователями и помогает сгладить внедрение изменений.
При внедрении системы, даже с помощью поставщика, вы столкнетесь с некоторыми нарушениями в своих обычных рабочих процессах. Вот удобный контрольный список, который поможет вам в плавной реализации.
1.Сначала сосредоточьтесь на ключевых областях. Расставьте приоритеты. По крайней мере, на начальном этапе не отвлекайтесь на проблемы, которые не нужно решать или которые не представляют немедленной ценности.
2.Покажите всем, что они получат взамен. Количественно определите ожидаемые результаты в финансовом и практическом плане для организации.
3.Пригласите бай-ин. Соберите всех на борт. Это означает, что все в каждом отделе будут затронуты — что обычно означает всех.
4.Говорить об этом. Много. Поделитесь своим видением, желаемыми результатами и ожиданиями от новой платформы. И не забывайте слушать — предоставьте множество возможностей для обратной связи.
5.Решите, что вам нужно. Поговорите со своим поставщиком услуг. Ваше решение может означать, что вам больше не нужно определенное оборудование или другая инфраструктура, включая все, от ноутбуков до смартфонов, сетей и облачного программного обеспечения.
6.Возглавьте процесс внедрения. Создайте единую команду, посвященную процессу внедрения. Сообщите членам этой команды обо всех деталях. Убедитесь, что они участвуют на каждом этапе.
7.Составьте правила. Выберите, кто будет иметь доступ к информации, и установите правила ее использования. Включите рекомендуемые жизненные циклы данных и процедуры их удаления после того, как они больше не нужны.
8.Тестируйте перед запуском. Когда новая платформа будет готова, выберите группу пользователей, чтобы протестировать ее в реальных условиях. Затем настройте, устраните неполадки или поблагодарите участников за отлично проделанную работу.
9.Оставайся свободным. Любая новая технология или процесс нуждается в периоде обкатки. Так что дайте ему время. Позвольте членам вашей организации ознакомиться с ним. И будьте готовы внести коррективы. Запланируйте регулярные встречи для рассмотрения вклада всех участников.
Что хорошая система должна позволить вам сделать сегодня
Внедряете ли вы новое или улучшаете существующее решение, имейте в виду, что оно должно делать гораздо больше, чем просто улучшать то, как вы “работали раньше”. Разработайте и внедрите систему таким образом, чтобы она помогала сотрудникам вашей организации:
- Надежно сохранять и хранить важные поручения
- Находить и использовать информацию в компании, когда им это нужно, где бы они ни находились
- Быть более эффективными и продуктивными каждый день благодаря легкому доступу
- Помещать файлы любого типа из любого места, сохранять и классифицировать их автоматически.
- Легко переключатся между платформой и всеми другими корпоративными системами
Будущее систем электронного документооборота
Контент выращивается в цифровой экосистеме
В своем отчете Magic Quadrant за 2021 год Gartner ввела новый термин для оценки этой области: Content Services Platform (CSP), описав ее как «эволюцию Magic Quadrant для систем хранения и оцифровки информации».
Из этой «эволюции» сразу же вытекают две вещи: одна из них заключается в том, что система не может ограничиваться простым управлением документами. Он включает в себя более широкий спектр ответственности, включая управление, организацию, возможность поиска, применение и компоненты. Во-вторых, для команд становится обязательным иметь цифровую платформу, которая обеспечивает инфраструктуру для того, что когда-то было неструктурированным, инструмент, который обладает как функциональностью, так и гибкостью и позволяет сделать жизненный цикл документов более интерактивным.
Оптимизация инструментов и процессов в рамках единой платформы для оцифровки поможет командам уложиться в сроки и, что более важно, предоставит им возможности для роста.
Совместная работа без границ
То, что когда-то было автономными системами и репозиториями, теперь представляет собой открытые сервисы, способные постоянно адаптироваться для удовлетворения меняющихся потребностей клиентов. Программное обеспечение для совместной работы в социальных сетях оказало огромное влияние на то, как команды интегрируют информацию в свою повседневную работу, а также на возможность работать на одной странице с вашей командой, сотрудничать в режиме реального времени и использовать единый процесс навигации. еще больше влияет на эффективность вашего программного обеспечения.
Облачные развертывания СЭД-систем
Достижения в области облачных, мобильных и аналитических технологий, а также постоянная интеграция инструментов социального сотрудничества расширили наши ожидания относительно того, что может сделать инструмент. Огромный объем документов, которые создаются и храняться, может быть ошеломляющим, и со временем эти технологические усовершенствования вызовут потребность в более удобном использовании и мобильности среди конечных пользователей. Все эти признаки указывают на то, что развертывание облака является основным средством повышения эффективности СЭД.
Перенос на облачную платформу позволяет организациям избежать предварительных затрат на внедрение и инфраструктуру, сократить расходы на персонал и, в конечном счете, снизить общую стоимость владения хранением контента и управлением им.
В дополнение к значительному снижению затрат, организации, желающие повысить простоту использования и доступность своих СЭД, обнаружат, что облачное развертывание обеспечивает именно это. Перемещение вашего инструмента в облако упрощает для членов команды хранение, извлечение и применение контента в пути или при работе из дома.
Автоматизация (если она еще не внедрена) неизбежна
Хотя кажется, что темы автоматизации и машинного обучения постоянно упоминаются в каждом разговоре об улучшении рабочих процессов, они служат естественными аналогами.
Принимая во внимание время и ресурсы, необходимые для облегчения ввода, организации, хранения и непрерывного управления информацией, легко понять, почему СЭД оказывает такое большое влияние на то, как команды взаимодействуют с информацией. Это помогает исключить рудиментарные задачи, сократить время обработки и, самое главное, предоставить нужную информацию нужным людям в нужное время. Кроме того, возможность принимать и классифицировать метаданные становится все более важной для организаций. То, что обычно является кропотливым и трудоемким процессом, может стать преимуществом перед конкурентами.
Узнайте, как СЭД может помочь вашей организации управлять своим контентом, повысить эффективность и улучшить сотрудничество и производительность, попробовав демоверсию СЭД-системы от Новаком Системс.
